Herramientas

En este apartado veremos todas las herramientas del sistema que se pueden utilizar tanto directamente en los documentos, trámites o expedientes, como en los formularios de los mismos.

Modificar

La herramienta modificar está disponible para utilizar desde la barra de herramientas en documentos y expedientes/trámites. Simplemente nos permite ingresar al formulario del documento para poder editar los datos del mismo.

Ver Parámetros

El comportamiento de esta herramienta varía según los valores que tengan los siguientes parámetros en el archivo de configuración del api-server:

{

"incorporar_expedientes" : true, // Permite o no incorporar expedientes

"expedientes": {

"asociacion": {

"_alcance": "area_activa / areas_usuario / global",

"alcance": "global"

}

},

"incorporar_mismo_documento_n_veces": true, // Habilita la posibilidad de incorporar el mismo documento a un expediente producto de la incorporación de trámites o expedientes que ya contengan un documento previamente incorporado

"mostrar_alerta_documento_ya_existente": false, // Muestra alerta cuando un documento ya se encuentra incorporado en el contenedor

"mostrar_validez": true, // Habilita toggle en formulario para indicar validez digital o papel

"permitir_usar_fojas_remision_contenedor_tramite": false, // Habilita switch en formulario para indicar el uso de fojas al remitir

"archivo_principal": true, // Habilita botón para establecer archivo adjunto principal

"permite_eliminar_seguimientos": true, // Habilita botón eliminar seguimientos

"archivos_adjuntos" : {

"max_mb": 100, // Tamaño máximo por archivo

"sum_max_mb" : 100, // Tamaño máximo de todos los adjuntos por documento

"max_cant" : 100, // Cantidad máxima de adjuntos por documentos}

}

}

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Copiar

Herramienta que nos permite copiar un documento generando uno nuevo en estado borrador, del mismo tipo o de un tipo diferente, con los campos básicos de contenido y de Personas y Entidades vinculadas. Se puede utilizar desde la barra de herramientas luego de seleccionar un documento.

Luego de presionar en el botón correspondiente aparece la siguiente ventana para seleccionar el tipo de documento del nuevo documento y así finalizar la operación.

IMPORTANTE

Si en el archivo de configuración del Api-Server de SUDOCU el parámetro "copiar_archivos_adjuntos" posee el valor "true", es posible seleccionar si se copian los archivos adjuntos o no.

Ver Parámetros

El comportamiento de esta herramienta varía según los valores que tengan los siguientes parámetros en el archivo de configuración del api-server:

{

"gestion":

"recaratular": {

"_creador": "boolean permite o no al creador de un documento recaratular",

"creador": false

},

"copiar_archivos_adjuntos": false,

"transformacion": {

"_hereda_visibilidad": "true: la visibilidad del documento resultante tendra la del original, false: la visibilidad sera la del tipo de documento resultante",

"hereda_visibilidad": true

},

}

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Compartir

Permite dar visualización del documento o trámite/expediente a un usuario que no tenga el documento en su bandeja de docs o el trámite/expediente en el área. El documento compartido podremos visualizarlo desde la bandeja de documentos compartidos y sólo se podrán utilizar herramientas de visualización como la vista avanzada o abrir.

Ver Parámetros

El comportamiento de esta herramienta varía según los valores que tengan los siguientes parámetros en el archivo de configuración del api-server:

{

"agregar_seguimiento_docs_compartidos": false, // Muestra seguimientos en la vista previa

"compartidos" : {

"vista_previa":true

},

}

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Cerrar

Esta herramienta permite al usuario cerrar un documento y enviarlo a otro usuario para que este lo autorice. Al hacer click en la herramienta se abre una nueva ventana en donde se deberán completar una serie de datos.

1. Documento a autorizar: título , número y estado del documento que se está enviando a autorizar.

2. Seleccione un área: buscador de usuarios de SUDOCU que tienen permisos de autorización. Para buscar un usuario se puede realizar la búsqueda por área o por nombre y apellido del autorizante. En ambos casos el buscador nos traerá un área o las áreas a las que pertenece el usuario autorizante. Pueden seleccionarse más de un autorizante, quedando seleccionado el anterior luego de realizar otra búsqueda. El buscador de usuarios mostrará únicamente aquellos usuarios que tengan habilitado el tipo de firma que requiere el documento que se está queriendo realizar la operación Cerrar (básica y/o reconocida). Si por ejemplo el documento requiere firma básica, en el buscador mostrará únicamente los usuarios que tienen habilitado para firmar con firma básica.

3. Método: desplegable para seleccionar el tipo de autorización que se va a realizar. Puede ser simple o escalonada (+info).

4. Área de archivo: área en el se archivará el documento una vez ya esté cerrado y autorizado.

5. Autorizantes seleccionados: lista de los autorizantes seleccionados en el punto 2. En caso de que la firma sea con método escalonado, se deberá definir el orden de los autorizantes, deslizándolos hacia arriba o hacia abajo según sea necesario. También se muestra para los casos en el que el tipo de documento tiene nivel de firma opcional un desplegable para definir con qué tipo de firma autorizará cada usuario seleccionado.

6. Incorporar en: listado de los expedientes y trámites a los que tiene acceso el usuario para la incorporación del documento. Dicha incorporación se realizará una vez terminado el proceso de autorización. Esta funcionalidad es opcional.

Importante

Esta herramienta tiene doble propósito. Además de ser utilizada para poder enviar un documento a autorizar por otros usuarios, también puede ser utilizada para cancelar la autorización. Si el documento aún se encuentra en estado esperando autorización haciendo click en esta herramienta nueva y presionando el botón de cancelar autorización, abajo a la derecha, el documento volverá a estado borrador y en caso de que algún usuario ya haya autorizado quedará sin efecto su autorización. Una vez que el documento se encuentra en estado autorizado no se podrá cancelar la autorización y se deberá recurrir a la herramienta de anular (+info) para dejar sin efecto el documento autorizado en caso de que se desee que sea de esta forma.

Tener en cuenta que la operación Cerrar estará disponible únicamente en la bandeja de docs del usuario (no estando disponible en la bandeja de documentos del área)

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Cancelar envío

Herramienta que permite cancelar un envío inmediatamente después de haberlo enviado o antes de que el/los receptores visualicen el documento. Se puede utilizar desde la barra de herramientas seleccionando el documento en la bandeja de enviados.

Importante

Esta herramienta también puede ser utilizada para descompartir un documento, seleccionando desde la bandeja de enviados aquel que se compartió.

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Agregar persona

Permite dar de alta una persona en SUDOCU sin necesidad de acceder al MPC. Esta herramienta está disponible, si se posee el permiso, desde el campo de relaciones con personas en el formulario de alta de documentos, expedientes y trámites.

1. Tipo de persona/entidad: define qué tipo de persona se está dando de alta. Puede ser física o jurídica.
2. Nombre.
3. Apellido: en el caso de que sea de tipo jurídica este campo no aparecerá.
4. Email.
5. Teléfono.
6. Tipo de documento.
7. Número de documento.
8. Páis del documento.

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Eliminar

Herramienta que se utiliza para eliminar un documento de SUDOCU. Sólo se puede utilizar si el documento se encuentra en estado borrador. Para poder realizar la acción el sistema requiere de una confirmación de la misma. Luego de borrado el documento ya no se puede recuperar.

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Abrir

Nos permite visualizar desde una nueva ventana los campos completados en el formulario sin necesidad de establecer un Template de PDF. Y en el caso de que ya sea un documento autorizado, se mostrarán los autorizantes.

Ejemplo: documento de tipo nota ya autorizado.

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Archivar y finalizar

Esta herramienta sólo funciona en tipos de documento con esencia contenedor o trámite. Al utilizarla se envía el expediente/trámite seleccionado al archivo de expedientes. Un trámite sólo puede ser archivado si aún no ha finalizado, es decir, que no se ha incorporado a ningún expediente.

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Mapa

Permite visualizar el recorrido de todos los documentos incorporados en un trámmite o expediente, iniciando desde la creación de los mismos y mostrando todos los eventos que ocurrieron a lo largo del tiempo. Está herramienta sólo está disponible para trámites y expedientes.

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Enviar

Esta herramienta permite enviar un documento en estado borrador de un usuario a otro, sin restricción de unidad de trabajo. Este movimiento puede visualizarse desde la bandeja de enviados. Y en caso de querer cancelar el envío podrá hacerse desde esta bandeja.

1. Documentos seleccionados: título y número del documento seleccionado.
2. Enviar a usuario: entrada de texto que permite buscar por nombre y apellido o DNI a cualquier usuario de SUDOCU. También se pueden agregar observaciones que serán visibles desde el botón de detalles en la bandeja de novedades.

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Anular

Herramienta que permite dejar sin efecto un documento. Se puede utilizar tanto en documentos borrador como en documentos que ya han sido autorizados y necesitan dejarse sin efecto. Estos documentos ya no podrán recuperarse y pasarán automáticamente a la bandeja de documentos y trámites del área.

Ver Parámetros

El comportamiento de esta herramienta varía según los valores que tengan los siguientes parámetros en el archivo de configuración del api-server:

{

"reutilizar_numeros_documentos_anulados": false, // Indica la posibilidad de reutilizar una numeración tomada por un documento anulado

}

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Vista avanzada

Al utilizar esta herramienta se abrirá una nueva ventana con varias solapas de información sobre el documento que se visualiza.

Documentos:

Incorporaciones: listado de expedientes/trámites en donde el documento fue incorporado.

Movimientos: listado de envíos que se realizaron. Los documentos únicamente pueden ser enviados entre usuarios y mientras se encuentran en estado "borrador".

Versiones: listado de la versiones del documento. Cada vez que se realiza una modificación del documento, el sistema genera automáticamente una nueva versión.

Eventos: listado de todos los eventos que ocurrieron en relación al documento. Por ejemplo: creación, numeración, movimiento, autorización, incorporación, entre otros.

Expedientes o Trámites:

Documentos:

Documentos incorporados: listado de documentos incorporados en el expediente/trámite.

Documentos Pendientes a Incorporar: listado de documentos que fueron programados para la incorporación automática luego de su autorización pero que aún no fueron incorporados porque su proceso de autorización está pendiente.

Incorporaciones: listado de expedientes en donde el Trámite o Expediente fue incorporado.

Pases: listado de las remisiones que se realizaron, indicando el área de origen y destino del movimiento.

Versiones: listado de las versiones del documento.

Eventos: listado de todos los eventos que ocurrieron en relación al expediente/trámite. Por ejemplo: creación, asociación, incorporación, pase, archivo, entre otros.

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Remitir

La herramienta remitir es accesible desde la barra de herramientas al seleccionar un trámite o expediente y nos permite girar o realizar un pase del expediente/trámite en cuestión a otro área.

La acción remitir podrá ser cancelada desde la bandeja de "Enviados" únicamente si ningún usuario del área destinataria ha ingresado a la bandeja de Expedientes/trámites.

Si cualquier usuario del área destinataria ingresa a la bandeja de Expedientes/trámites inmediatamente después de una remisión, ésta no podrá ser cancelada.

1. Expedientes/trámites seleccionados: título y número del documento seleccionado para el giro.
2. Enviar a área: buscador donde seleccionaremos el área destino del giro. En este campo sólo se podrá agregar una de las áreas definidas en el componente de Rutas. También se pueden agregar observaciones que serán visibles desde el botón de detalles en la bandeja de novedades.

Ver Parámetros

El comportamiento de esta herramienta varía según los valores que tengan los siguientes parámetros en el archivo de configuración del api-server:

{

"ver_expedientes_enviados": false, // Habilita herramienta vista avanzada para expedientes en vista enviados

}

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Transformar

Herramienta que permite transformar un tipo de documento en otro. Al dar de alta un tipo de documento podemos, opcionalmente, definir si es transformable a otro tipo de documento. En caso de que sea transformable, se podrá utilizar esta herramienta para realizar la operación.

Ver Parámetros

El comportamiento de esta herramienta varía según los valores que tengan los siguientes parámetros en el archivo de configuración del api-server:

{

"gestion":

"recaratular": {

"_creador": "boolean permite o no al creador de un documento recaratular",

"creador": false

},

"transformacion": {

"_hereda_visibilidad": "true: la visibilidad del documento resultante tendra la del original, false: la visibilidad sera la del tipo de documento resultante",

"hereda_visibilidad": true

},

}

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Descargar

Con esta herramienta podremos descargar en formato .zip todos los documentos incorporados en un expediente o tramitados en un trámite.

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Desarchivar

Herramienta que sólo es visible desde la bandeja de archivo de expedientes que permite desarchivar el mismo para que este vuelva a la bandeja del área para poder seguir operando con él.

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Vista previa

La herramienta de vista previa permite previsualizar el documento seleccionado con el formato PDF que se le asignó en el MPC al tipo de documento que estamos queriendo previsualizar. Desde la ventana que se nos abrirá podremos descargar el documento como un archivo PDF o directamente imprirmirlo desde la web.

Ver Parámetros

El comportamiento de esta herramienta varía según los valores que tengan los siguientes parámetros en el archivo de configuración del api-server:

{

"archivos": {

"vista_previa": {

"_limite_previsualizacion": "numero entero, representa el total de MB de las primeras hojas en la vista previa",

"limite_previsualizacion": 1

},

// Herramienta merge archivos pdf

"merge_tool" : "gs", // Opciones: gs o pdftk

"merge_skip_error": true, // En caso de recibir errores todo el tiempo

"lectura_firmas": {

"_comment": "El valor de max_file_mb solo se toma en cuenta si stamper_host es null y por lo tanto se utiliza verifyPDF para lectura de las firmas. De otro modo, si el valor de stamper_host apunta a un servicio de stamper válido este no tiene limitaciones de tamaño.",

"_max_file_mb": "Se recomienda no utilizar mas de 20mb",

"max_file_mb": 20,

"stamper_host": "http://stamper:8080/signatures",

"_stamper_host": "se recomienda utilizar esta alternativa cuando los adjuntos son mayores a 20mb. El host del stamper se puede obtener del archivo docs.yml del despliegue de arai-documentos. El parámetro se debe escribir de tal manera que quede el protocolo al principio (http://) y la ruta /signatures al final."

}

},

"limite_tamaño_vista_previa_expedientes": -1, // Establece límite en megabytes para previsualización de expedientes/trámites, si se supera el límite el sistema sugiere otras herramientas. Para no establcer un límite se utiliza el valor -1

"vista_rapida_descargar": "ubicacion", // Habilita botón descargar para la vista previa

"herramientas_vistas": {

// Habilita herramientas según la vista

"compartidos" : {

"vista_previa":true

},

},

}

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Publicar / Despublicar

Esta herramienta tiene como finalidad establecer un estado posterior a los documentos autorizados para habilitar a la publicación de los mismos en las carpeta MPD. Este nuevo estado permitirá desde la construcción de las carpetas MPD decidir si se quieren mostrar documentos autorizados o documentos publicados.

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Corresponde

La herramienta crear corresponde permite crear un nuevo expediente con el valor correspondiente (último corresponde +1) a partir de la selección de un expediente principal. Esta herramienta únicamente estará disponible si el tipo de documento tiene un numerador asociado que incorpore en su formato la clave corresponde.

Importante

• La única restricción para crear corresponde es que el expediente o corresponde del cual se generará el nuevo corresponde, haya sido creado en el área activa del usuario.
• Se pueden crear correspondes a partir del expediente original o de otro corresponde, siempre que se cumpla el punto anterior.
• Se pueden crear correspondes de expedientes que no están actualmente en el área activa, a través de la vista de búsqueda, siempre que se cumpla el primer punto.

Sincronizar

Sincronizar se visualiza solo para documentos que poseen el estado 'Esperando Autorización' en SUDOCU, pero que están 'Autorizados' en Araí Documentos, y por alguna razón, SUDOCU no recibió la notificación del cambio de estado.

Se visualiza desde:

• Bandeja de DOCS del usuario,

• Bandeja EXPEDIENTES/TRÁMITES del área activa,

• Vista Avanzada, solapa "Documentos pendientes a incorporar" de expedientes/trámites

A continuación se describen las situaciones de acuerdo a la bandeja en que se visualice la herramienta:

Bandeja de DOCS del usuario

Al presionar el botón, la sincronización cambiará el estado del documento en SUDOCU y éste dejará de estar visible en la bandeja de DOCS y pasará a estar en la Bandeja de documentos autorizados del área que se haya seleccionado como archivo del documento.

Si el documento sincronizado poseía una Incorporación automática programada, ésta será anulada y el documento no se incorporará. El usuario visualizará el siguiente mensaje informativo:

Bandeja EXPEDIENTES/TRÁMITES del área activa

El botón será visible únicamente en aquellos expedientes que poseen al menos un documento pendiente de incorporación.

Al presionar el botón, SUDOCU verificará el estado actual en Araí Documentos de cada uno de los documentos pendientes de incorporación al expediente y en caso de corresponder, cambiará el estado del documento en SUDOCU pero NO se incorporarán los documentos al expediente. El usuario visualizará el siguiente mensaje informativo:

Vista Avanzada, solapa "Documentos pendientes a incorporar" de expedientes/trámites

El botón para Sincronizar también será visible desde la Vista Avanzada de un expediente que posee documentos pendientes a incorporar.

Al presionar el botón, SUDOCU verificará el estado actual en Araí Documentos de cada uno de los documentos pendientes de incorporación al expediente y en caso de corresponder, cambiará el estado del documento en SUDOCU pero NO se incorporarán los documentos al expediente.

El usuario visualizará el siguiente mensaje informativo: