Formulario del documento

Cabecera del documento

Datos particulares

En la cabecera del documento encontraremos los datos básicos del documento como el usuario de alta, área de origen, fecha de alta, estado, entre otros. Algunos de ellos son modificables y dependen de un permiso especial para editarlos. Estos son el número y tipo de visibilidad. Al completar el título del documento se habilitará automáticamente el botón de alta, ya que este es el único campo obligatorio para la creación del mismo.

Además SUDOCU contempla la inclusión de templates especialmente diseñados para casos particulares donde el tipo de documento necesita contener y validar datos que no llegan a cubrirse con los campos generales. En la versión beta esta funcionalidad se encuentra deshabilitada temporalemente para la inclusión de nuevos templates, en vías de construir una biblioteca pública y compartida de tipos documentales.

Campo de contenido

Simplemente un editor de texto enriquecido donde se puede redactar con estilo el contenido del documento. Lleva acoplado un componente para introducir opcionalmente palabras clave, que servirán luego para cruzar información y buscar contenido específico dentro de todo el universo documental.

Campos de relación

Importante

ELos siguientes cuatro campos se habilitarán luego de haber guardado el documento por primera vez.

• Relaciones con otros documentos: se trata de un cuadro donde se puede buscar cualquier documento dentro del alcance definido por el perfil del usuario, y al seleccionarlo se incorporará dentro del documento que se está cargando. Cada relación tiene a su vez un tipo, que indica cuál es la relación entre ese documento y el documento que se está cargando. Por ejemplo, algunas de esas relaciones puede ser modifica a, rectifica a, reemplaza a, vinculado con, etc. Tener en cuenta que siempre el documento actual, el que se está cargando, es quien tiene la relación activa sobre el documento que se relaciona, mientras que el otro documento queda relacionado de manera pasiva. Es decir, si en el documento actual se incorpora una relación de modificación, es este documento el que modifica a el documento relacionado, mientras que el documento relacionado quedará modifcado por el documento donde se está ingresando la relación.

• Relaciones con personas y entidades: en este componente, es posible buscar personas del universo de personas ingresadas en el módulo MPC (ver apartado de personas en el MPC). Una persona, puede ser tanto física como jurídica. La idea de las personas es que contengan el universo completo de personas más allá de los usuarios del sistema.

La finalidad de este campo es la de integrar e identificar de manera ordenada y tabulada las personas que se encuentran relacionadas con el documento que se está cargando, para poder después cruzar información y hacer búsquedas avanzadas sobre los documentos a partir de las personas. Por cada persona que se relaciona es necesario seleccionar el rol que esa persona cumple en ese documento. Algunos de esos roles pueden ser firmante, firmante externo, becario, integrante, director, representante, destinatario, responsable, etc. Así, a medida que crezca el universo documental será posible hacer búsquedas por ejemplo de todos los documentos de todos los documentos relacionados con una persona, o qué personas cumplieron determinado rol en todos los documentos.

Archivos adjuntos

Simplemente un componente para anexar archivos a los documentos. En esta versión pueden agregarse PDF´s e imágenes, los cuales pasaran a formar parte del documento una vez que se cierre. Cuando se cierra un documento (o también cuando se exporta a PDF en estado borrador) se genera un PDF con la información cargada en la cabecera y en el documento, y al final de este los documentos que se hayan adjuntado.

Un adjunto puede ser definido como principal. Cuando se utiliza esta función, el adjunto seleccionado pasa a ser el documento en sí. Por ejemplo, si adjuntamos una factura y la colocamos como adjunto principal, cuando exportemos ese documento veremos que solamente se exportará la factura en sí, sin contener esa página incial en donde se muestran los campos definidos en template de PDF armado en el MPC.

Información de seguimiento

Al final de cualquier tipo de entidad documental, así sea un documento, contenedor, trámite o un expediente, se encuentra un componente desde donde pueden agregarse notas de seguimiento. Estas notas no formarán parte del documento definitivo y sólo son accesibles a quienes tienen acceso a la edición del documento.

Tipos de seguimiento

Seguimiento y Observación

Un seguimiento u observación son comentarios o notas que se agregan al documento, ya sean para uso personal o para otros usuarios. Estos tienen un carácter formal ya que, aunque no formen parte del documento definitivo, van a poder observarse desde la herramienta abrir.

Recordatorio

Un recordatorio permite generar una nota con fecha y hora de notificación. Esta notificación será enviada vía mail a uno o varios destinatarios, incluyendo al usuario generador del recordatorio, si así lo desee.

Notificación

La notificación tiene el mismo comportamiento que el recordatorio pero en este no tendremos la posiblidad de seleccionar fecha y hora de notificación. Este tipo de nota es enviado a el/los destinatarios cuando ocurre un evento. Estos eventos pueden ser:

• Movimiento
• Modificación
• Cierre
• Publicación
• Pase
• Entre otros.

Nota

Si el usuario detinatario no tiene configurado un canal de comunicación, no podrá recibir notificaciones. Esto se configura desde la portada del sistema.

Revisión

Una revisión es una nota asociada a la validación del documento en cuestión, en la que el usuario coloca en qué situación está el mismo. Estas tres situaciones son:

• OK
• Rechazado
• Observado