Gestión

Desde este módulo, los distintos actores de la institución, de acuerdo cada uno al perfil asignado, podrán crear, compartir, trabajar colaborativamente, autorizar y firmar electrónicamente todo tipo de documentos digitales y además tramitar y gestionar expedientes digitales.

Interfaz principal

En la interfaz del módulo de gestión se visualizan distintos tipos de barras de herramientas, algunas fijas y otras se muestran opcionalmente de acuerdo a la vista que se encuentra activa.

Barra superior

Desde aquí se puede acceder al menú principal y además visualizar el nombre y apellido del usuario logueado, y el área activa del mismo. Un usuario puede tener una o más áreas relacionadas, donde en el caso en el que tenga más de un área, podrá cambiar las mismas desde el desplegable ubicado en esta barra. Por último, desde aquí puede accederse a un historial de las acciones realizadas por el usuario.

Barra de vistas

Contiene los accesos a las vistas principales del sistema, desde las que se podrán acceder a todos los tipos de documentos, expedientes y trámites a los que tenga acceso el usuario logueado de acuerdo a su perfil. Estas vistas son:

1. Vista principal del usuario: en esta vista puede accederse a cinco listados a través de las solapas ubicadas inmediatamente debajo de la barra de vistas: Documentos, Áreas, Expedientes/trámites, Expedientes reservados y Enviados. En la solapa de documentos verá aquellos que el usuario crea y/o que le envían otros usuarios hasta el momento de su autorización. La solapa de área mostrará los documentos que son guardados, en estado borrador, en la misma para que todos los usuarios pertenecientes a ella puedan visualizarlo y trabajarlo. En la vista de expedientes y trámites verá todas las entidades de ese tipo que se encuentran en posesión del área activa seleccionada en la barra superior. En la solapa de expedientes privados se verán todos aquellos expedientes que fueron marcados como reservados. En la bandeja de enviados se visualizarán los documentos y expedientes/trámites que fueron enviados a otro usuario o área, según corresponda.
2. Buscador: el usuario podrá buscar en todo el universo de documentos del sistema y acceder a información de los mismos de acuerdo a su perfil.
3. Vista de compartidos: aquí el usuario podrá acceder a los documentos y expedientes/trámites que otros usuarios le comparten. Sólo algunas herramientas estarán permitidas en esta vista, sin tener la posibilidad de modificar o alterar los mismos.
4. Vista de archivo del área: los documentos de carácter privado, una vez que son cerrados y autorizados pasan a estar disponibles para el área que lo cerró en su archivo de área. Este archivo también funciona en relación al área activa seleccionada en la barra superior.
5. Vista de archivo público: los documentos de carácter público, una vez cerrados y autorizados, pasan a estar disponibles en esta vista. Tienen acceso a la misma todos los usuarios de la aplicación.
6. Vista de documentos reservados: los documentos de carácter reservado son sólo accesibles por aquellos usuarios que los firman, y quedan disponibles en esta vista.

Vista activa

1. Solapas de sub-vistas: algunas vistas poseen sub-vistas que son accesibles desde estas solapas / tabs.
2. Buscador de vista / Barra de herramientas: esta zona tiene un doble comportamiento de acuerdo a la selección sobre los listados. Si hay uno o varios elementos seleccionados en esta zona se verá una barra de herramientas con opciones para accionar sobre la selección, y si no hay ningún elemento seleccionado se verán los campos de búsqueda básica para buscar sobre la vista activa: tipo de documento, número, texto, los cuales pueden utlizarse individualmente o combinados.
3. Cabecera del listado: cabecera con información sobre las columnas de ese listado, a la izquierda también se encuentra el selector múltiple para seleccionar todos los documentos de la vista.
4. Listado: lista de los elementos de la vista activa, cada fila de la vista representa un documento, expediente ó trámite, y/o también puede representar un evento sobre un documento de acuerdo a la vista. El color del borde izquierdo indica el estado del elemento. En la mayoría de las vistas las columnas por defecto muestran tipo y número de documento, título, estado y fecha de creación del mismo.
5. Pie de listado: desde él se pueden acceder a las distintas páginas del mismo.

Bandeja de novedades

Desde este panel se visualizan todas las novedades que van ocurriendo de acuerdo al usuario y área logueados, tanto aquellos que se originan en el mismo usuario como aquellos que tienen su origen en otro usuarios o áreas y que lo involucran.

Bandeja de autorizaciones

Aquí pueden visualizarse todos los documentos que fueron enviados al usuario logueado para autorizar. Puede autorizar con autorización básica uno o múltiples documentos dando el ok desde las acciones que se enuentran en la misma bandeja.

Métodos de autorización

Al cerrar un documento y enviarlo a autorizar, se deberá seleccionar en el campo correspondiente el método de autorización que se utilizará para ese documento. Estos son:

• Autorización simple: en este método no existe un orden de autorización del documento. Esta puede ser simple, es decir que se envía a un solo usuario, o múltiple, se pueden seleccionar más de un usuario.
• Autorización escalonada: luego de seleccionar a todos los autorizantes, se deberá indicar el orden en el que cada uno de ellos dispondrá del documento en su bandeja para autorizarlo, y no lo podrá visualizar hasta que el anterior autorizante lo haya aprobado.

Bandeja de firmas

Desde la bandeja de firma pueden visualizarse todos los documentos que fueron enviados al usuario logueado para firmar digitalmente. Esta bandeja sólo será visible para aquellos usuarios que tenga permiso de firma reconocida en su perfil. Al hacer click en el documento se descargará el firmador electrónico.

Botón de alta/guardado

A la derecha de las vistas se verá siempre presente el botón de alta, el cual desde las vistas sirve para seleccionar y dar de alta un tipo de documento, y desde la vista de edición del documento el mismo se transforma y se convierte en el botón del formulario, y que puede verse habilitado o deshabilitado de acuerdo al estado de la información cargada. Al hacerse click en el botón de alta se accede a los tipos de documentos habilitados según el perfil del usuario logueado:

Nota

• Si en el formulario faltan datos obligatorios, el botón de alta, ahora de guardado, se verá deshabilitado.
• Si se completan los datos requeridos el botón se verá habilitado y se podrá guardar el documento.

Interfaz del documento

Cabecera del documento

Datos particulares

SUDOCU contempla la inclusión de templates especialmente diseñados para casos particulares donde el tipo de documento necesita contener y validar datos que no llegan a cubrirse con los campos generales. En la versión beta esta funcionalidad se encuentra deshabilitada temporalemente para la inclusión de nuevos templates, en vías de construir una biblioteca pública y compartida de tipos documentales.

Campo de contenido

Simplemente un editor de texto enriquecido donde se puede redactar con estilo el contenido del documento. Lleva acoplado un componente para introducir opcionalmente palabras clave, que servirán luego para cruzar información y buscar contenido específico dentro de todo el universo documental.

Campos de relación

• Relaciones con otros documentos: se trata de un cuadro donde se puede buscar cualquier documento dentro del alcance definido por el perfil del usuario, y al seleccionarlo se incorporará dentro del documento que se está cargando en un listado de documentos relacionados. Cada relación tiene a su vez un tipo, que indica cuál es la relación entre ese documento y el documento que se está cargando. Por ejemplo, algunas de esas relaciones puede ser modifica a, rectifica a, reemplaza a, vinculado con, etc. Tener en cuenta que siempre el documento actual, el que se está cargando, es quien tiene la relación activa sobre el documento que se relaciona, mientras que el otro documento queda relacionado de manera pasiva. Es decir, si en el documento actual se incorpora una relación de modificación, es este documento el que modifica a el documento relacionado, mientras que el documento relacionado quedará modifcado por el documento donde se está ingresando la relación.

• Relaciones con personas y entidades: en este componente, es posible buscar personas del universo de personas ingresado en el ABM de personas del módulo MPC (ver apartado de personas en el MPC). Una persona, puede ser tanto física como jurídica y puede apuntar a una persona en sí como a una institución. La idea de las personas es que contengan el universo completo de personas más allá de los usuarios del sistema.

La finalidad de este campo es la de integrar e identificar de manera ordenada y tabulada las personas que se encuentran relacionadas con el documento que se está cargando, para poder después cruzar información y hacer búsquedas avanzadas sobre los documentos a partir de las personas. Por cada persona que se relaciona es necesario seleccionar el rol que esa persona cumple en ese documento. Algunos de esos roles pueden ser firmante, firmante externo, becario, integrante, director, representante, destinatario, responsable, etc. Así, a medida que crezca el universo documental será posible hacer búsquedas por ejemplo de todos los documentos de todos los documentos relacionados con una persona, o qué personas cumplieron determinado rol en todos los documentos.

Archivos adjuntos

Simplemente un componente para anexar archivos a los documentos. En esta versión pueden agregarse PDF´s e imágenes, los cuales pasaran a formar parte del documento una vez que se cierre. Cuando se cierra un documento (o también cuando se exporta a PDF en estado borrador) se genera un PDF con la información cargada en la cabecera y en el documento, y al final de este los documentos que se hayan adjuntado.

Información de seguimiento

Al final de cualquier tipo de entidad documental, así sea un documento, contenedor, trámite o un expediente, se encuentra un componente desde donde pueden agregarse notas de seguimiento. Estas notas no formarán parte del documento definitivo y sólo son accesibles a quienes tienen acceso a la edición del documento.

Importante

Los campos de archivos adjuntos y de seguimientos se habilitan una vez creado y guardado el documento.

Tipos de seguimiento

Seguimiento

Un seguimiento es una nota formal del documento. Se usará en caso de que se necesite que haya registro de las mismas en el documento definitivo. Es decir, esta nota será parte del documento definitivo.

Observación

A diferencia de las notas de seguimiento, estas tienen un carácter informal. Una vez que se cierre y autorice el documento, no serán parte del mismo, ni quedará registro de ellas.

Recordatorio

Un recordatorio permite generar una nota con fecha y hora de notificación. Esta notificación será enviada vía mail a uno o varios destinatarios, incluyendo al usuario generador del recordatorio, si así lo desee.

Notificación

La notificación tiene el mismo comportamiento que el recordatorio pero en este no tendremos la posiblidad de seleccionar fecha y hora de notificación, Este tipo de nota es enviado a el/los destinatarios cuando ocurre un evento. Estos eventos pueden ser:

• Movimiento
• Modificación
• Cierre
• Publicación
• Pase
• Entre otros.

Nota

Si el usuario detinatario no tiene configurado un canal de comunicación, no podrá recibir notificaciones. Esto se configura desde la portada del sistema.

Revisión

Una revisión es una nota asociada a la validación del documento en cuestión, en la que el usuario coloca en qué situación está el mismo. Estas tres situaciones son:

• OK
• Rechazado
• Observado

Barra de herramientas

De acuerdo a la selección de cada vista se accede a las barras de herramientas con todas las herramientas disponibles para la selección. Las herramientas visibles son configurables por usuario, y pueden verse o no de acuerdo al estado de los elementos seleccionados.

Eventos y vista avanzada

En SUDOCU todo lo que ocurre durante el ciclo de vida de un documento es considerado un evento. Los hay de distintos tipos y los mismos pueder ser consecuencia de la acción del usuario o pueden ser el efecto de alguna acción automática. Estos eventos pueden observarse en su totalidad desde las vistas avanzadas de documentos, trámites o expedientes. Lo componen tres sub-vistas:

• Movimientos: se considera un movimiento de un documento cuando un usuario, a través de la herramienta enviar, envía un documento a otro usuario. Desde esta vista pueden verse todos los eventos de este tipo.
• Versiones: cada vez que se modifica algo en un documento, se genera una nueva versión del mismo. Desde esta vista pueden visualizarse todas las versiones que se generaron sobre un documento.
• Eventos: desde esta vista se ve el listado de la totalidad de los eventos que ocurrren sobre un documento, como por ejemplo la creación, modificación, movimiento, cierre, autorización, etc. En cadda caso, se puede ver la fecha y hora en la que ocurre el evento, y los usuarios/áreas intervinientes en el origen y destino del evento.

Interfaz de expedientes y trámites

Cabecera con datos de origen y título

El formulario de trámites y expedientes es muy similar al de documentos, pero más reducido. El mismo solo contiene los siguientes componentes:

Importante

Al igual que con los documentos, los campos de relación y de seguimientos se habilitan una vez dado de alta el expediente/trámite.

Documentos incorporados/tramitados

Este componente sólo aparece una vez que el expediente o trámite fue creado y guardado, y permite ingresar documentos privados del área activa, públicos o reservados del usuario logueado. Todos los documentos que se incorporen o tramiten deben estar previamente autorizados o firmados.

Expedientes asociados

Componente que permite asociar uno o más expedientes al expedediente con el que se está trabajando y establecer una relación entre ellos.

Notas de seguimiento

Al igual que en el formulario de documentos, aquí también pueden añadirse notas de seguimiento que son visibles siempre por los usuarios que interactúen con el expediente o trámite.

Barra de herramientas

Las vistas de compartidos y los archivos público, privado y reservado tienen distintas herramientas de acceso a los documentos de acuerdo a cada caso. Estas herramientas pueden ser: ver, vista avanzada, compartir y/o descargar, que se muestran opcionalmente de acuerdo a la vista y al elemento seleccionado.

Eventos y vista avanzada

Lo componen cuatro sub-vistas:

• Documentos: listado de los documentos incorporados o tramitados en ese expediente/trámite.
• Pases: todos los envíos que se hacen entre áreas a través de la herramienta remitir son considerados un pase. En esta vista puede verse todo el historial de pases de un expediente o trámite entre las distintas áreas en las que va circulando.
• Versiones: al igual que en los documentos, cada modificación en un expediente origina una nueva versión del mismo. En esta vista pueden verse todas las versiones generadas a lo largo del tiempo.
• Eventos: de manera idéntica a la vista avanzada de documentos, desde esta vista podemos acceder al listado total de los eventos que ocurren sobre el expediente/trámite durante su ciclo de vida.