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Version: 1.3.10

FAQ

FAQ Funcional#

¿Cómo puedo visualizar el circuito que siguió un expediente?#

  • Desde la herramienta de vista avanzada, se podrán visualizar los movimientos que se realizaron con el expediente, indicando el área de origen y el área de destino. Para poder utilizar esta herramienta el expediente debe estar disponible en el área.

¿Se pueden configurar campos de datos personalizados para cada tipo de documento?#

  • Sí, SUDOCU permite crear tipos de documento con campos de datos particulares para cada caso.

¿Cómo hago para visualizar de corrido todos los documentos que hay dentro de un expediente/trámite?#

  • Con la herramienta de vista previa podremos ver de corrido todos los documentos que hay dentro del trámite/expediente, inluyendo los archivos adjuntos de cada documento.

¿El MPD actúa como repositorio documental?#

  • No, el MPD es el módulo en donde se podrán visualizar todos los documentos que se hayan creado en SUDOCU y hayan sido configurados para que estos estén dentro de un contenedor. Estos contenedores deben de crearse desde el MPC y desde el formulario se podrá seleccionar qué tipos de documento almacenará, con qué tipo de visibilidad, de qué área, entre otro filtros que se pueden agregar.

¿La firma estará visible en el PDF del documento?#

  • Está desarrollado un servicio estampador de PDF que se habilitará en futuras versiones.

Una vez archivado un expediente, ¿se puede desarchivarlo?#

  • Sí, existe una herramienta para desarchivar expedientes que se habilitará desde la bandeja de expedientes archivados. Estos expedientes volverán a la bandeja del área para poder seguir operando con ellos.

¿Puedo enviar un documento ya cerrado a otra área para que sea incoporado ?#

  • Los documentos borradores se pueden enviar entre personas, ya sean de la misma área o no, en cambio, los documentos cerrados y autorizados no pueden viajar entre áreas. Para ello hay dos opciones:
    1. Teniendo el expediente en el área, incorporar el documento y luego remitirlo al área correspondiente. De no existir el expediente y ser necesario, crear un expediente e incorporar el documento.
    2. Crear un trámite, incorporar el documento y remitirlo al área correspondiente.

¿Cómo puedo saber en qué área se encuentra un expediente o trámite?#

  • Desde la búsqueda simple y avanzada se podrá visualizar la ubicación actual del documento en cuestión.

¿Cómo puedo obtener información detallada sobre el módulo de expedientes electrónicos integrado desarrollado con el SIU?#

  • Para obtener información sobre la solución de expediente electrónico integrado puede ingresar a expedientes.siu.edu.ar.

Si se edita un perfil, ¿ese cambio afecta a todos los usuarios que tienen este perfil?#

  • Actualmente no está permitido editar perfiles, ya que estos se crean en base a los datos cargados de un usuario y no existe un módulo para gestionarlos. Por lo tanto, se debería crear un nuevo perfil y asignarlo a cada usuario de forma particular.

¿Qué es un template de documento?#

  • Un Template de Documento es una plantilla que podrá ser utilizada desde el formulario del documento en el módulo de gestión. Esta plantilla autocompleta los campos título y contenido del documento.

¿Qué es la Importación Express?#

  • La Importación Express es una herramienta que facilita la creación de documentos a partir de la importación de los mismos en formato PDF que se hayan generado de manera externa a SUDOCU. El botón para utilizar esta herramienta aparece como segunda opción al botón Nuevo Documento.

¿Dónde se encuentran los documentos autorizados?#

  • Los documentos una vez autorizados dejarán de estar disponibles en la bandeja de DOCS (documentos borradores del usuario), y se encontrarán en el archivo de "Documentos y trámites del área", que se encuentra en la barra de vistas.

¿Cómo modifico o elimino una dirección para recibir notificaciones por email?#

  • Si se desea modificar, agregar o eliminar algún canal de notificación por mail debe:

  1. Iniciar sesión en SUDOCU y dirigirse a la ventana de Inicio del sistema.

  2. Ingresar a la solapa “Mis direcciones”.

    a. Para agregar un nuevo canal se debe utilizar el botón [+].

    b. Para editar algún canal existente se debe utilizar el botón de lápiz.

c. Para eliminar algún canal de comunicación se utiliza el botón “cesto de basura”.

Nota

El correo ingresado en "Mis Direcciones" interviene unicamente en las notificaciones que se pueden enviar desde el formulario de un documento.

¿Cómo funciona la gestión de fojas en Contenedores?#

  • Cuando se crea un nuevo contendor, aparece un nuevo campo en pantalla llamado “Solicitar cantidad de fojas al remitir”. El usuario podrá activar o desactivar tal función hasta la primera remisión del contenedor. Luego no será posible.

Si el usuario activó la función de “Solicitar cantidad de fojas al remitir”, el valor "Fojas actuales" será solicitado como obligatorio en la operación remitir. Se podrá remitir un expediente con una cantidad de fojas mayor o igual a la actual, pero nunca con un valor menor.

¿Puede un usuario externo a SUDOCU autorizar/firmar documentos generados en SUDOCU?#

A partir de la versión 1.3.10 de SUDOCU se incorporó el mecanismo que permite a un usuario externo a SUDOCU autorizar o firmar un documento generado en SUDOCU. Para ello es imprescindible que la institución tenga implementada la SEEI que incluye SUDOCU versión 1.3.10.

Los pasos de configuración son:

  1. Crear el usuario que autorizará/firmará en Araí Usuarios.

  2. Con los mismos datos de usuario, crear el usuario correspondiente en SUDOCU. Allí será obligatorio completar el campo "identificador Araí" con el mismo valor que se completó en el paso 1 y además se debe incorporar al usuario en un área.

¿Cómo es el proceso para que una persona externa a SUDOCU pueda autorizar/firmar?#

  1. Un usuario con permisos de acceso a SUDOCU enviará a la autorización o firma un documento y en el listado de firmantes aparecerá la persona que no tiene acceso a SUDOCU pero sí podrá autorizar o firmar según corresponda.

  2. El usuario que firmará deberá ingresar al portal Huarpe y autorizar desde su Bandeja el documento deseado.

  3. Finalizado el proceso de autorización/firma el documento será completamente autorizado y dejará de aparecer en la bandeja de documentos en borrador para aparecer en la bandeja de documentos autorizados del área.

El usuario firmante podrá visualizar la vista previa de los documentos desde Huarpe y en caso de ser necesario podrá autorizar documentos reservados. Para ello se le deben dar los permisos desde el módulo MPC.

Gestión del Primer Expediente cuyo número debe ser distinto de 1#

  • Excepcionalmente puede ocurrir que una institución inicie la implementación de SUDOCU con expedientes cuya numeración debe ser mayor a 1 porque hasta el momento gestionaba expedientes en otro sistema y la migración se realizó en una etapa posterior. Solamente en estos casos se recomienda realizar los siguientes pasos para lograr la implementación con numeración correlativa consecutiva sin generar complicaciones:

Caso de ejemplo:

Mi universidad inició la implementación a mitad de año calendario y existen 351 expedientes gestionados en otro sistema. El primer Expediente en SUDOCU debería ser el N°352.

Precondiciones del módulo MPC#

  1. Numerador: Habilitar temporalmente la casilla "editable" en el numerador asociado al contenedor.

  2. Usuario: Activar temporalmente la herramienta "numerar" en Permisos sobre documentos (Gestión) -> Expedientes/Trámites.

Pasos:#

  1. Ingresar al módulo Gestión, y utilizando la herramienta "nuevo documento" crear un expediente.

  2. Entrar a "modificar" expediente, visualizar el campo número y usando la herramienta "modificar" cambiar el número 1 por el número 352.

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Guardar el cambio propuesto.

  1. Reingresar al módulo MPC para reestablecer las configuración previa en el numerador (Inactivar la casilla "editable") y quitar el permiso "numerar en Permisos sobre documentos (Gestión) -> Expedientes/Trámites al usuario creador del expediente.

  2. Al continuar con la gestión de expedientes, SUDOCU creará el próximo con el número correlativo siguiente de manera automática. Para el caso de ejemplo sería el 353/2022.

Gestión del Primer Documento cuyo número debe ser distinto de 1#

  • Excepcionalmente puede ocurrir que una institución inicie la implementación de SUDOCU con documentos cuya numeración debe ser mayor a 1 porque hasta el momento gestionaba documentos en otro sistema y la migración se realizó en una etapa posterior. Solamente en estos casos se recomienda realizar los siguientes pasos para lograr la implementación con numeración correlativa consecutiva sin generar complicaciones:

Caso de ejemplo:

Mi universidad inició la implementación a mitad de año calendario y existen 193 Resoluciones de Consejo Superior gestionadas en otro sistema. La primera Resolución del Consejo Superior en SUDOCU debería ser la N° 194.

Precondiciones del módulo MPC#

  1. Numerador: Habilitar temporalmente la casilla "editable" en el numerador asociado al documento. Seleccionar que la asignación de número definitivo del documento sea al momento de la creación.

  2. Usuario: Activar temporalmente la herramienta "numerar" en Permisos sobre documentos (Gestión) -> Documentos.

Pasos:#

  1. Ingresar al módulo Gestión, y utilizando la herramienta "nuevo" crear un documento.

  2. Entrar a "modificar" documento en borrador, visualizar el campo número y usando la herramienta "modificar" cambiar el número 1 por el número 194.

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Guardar el cambio propuesto.

  1. Reingresar al módulo MPC para reestablecer las configuración previa en el numerador (Inactivar la casilla "editable") y quitar el permiso "numerar en Permisos sobre documentos (Gestión) -> Documentos al usuario creador del documento. Respecto al momento de asignación del número definitivo, se recomienda reestablecer la configuración deseada por la institución.

  2. Al continuar con la gestión de documentos, SUDOCU creará el próximo con el número correlativo siguiente de manera automática. Para el caso de ejemplo sería el 195/2022.