Importación Express

Herramienta que facilita la creación de documentos a partir de la importación de documentos en formato PDF que se hayan generado de manera externa a SUDOCU. Al formulario de la misma se accederá a través de un botón que aparecerá como segunda opción al botón de alta/creación de documentos y expedientes/trámites.

Formulario

El formulario con los datos a cargar mostrará distintos campos dependiendo del valor origen que se seleccione, el cual será obligatorio y deberá seleccionarse en primer lugar para poder comenzar con la operación. Los valores que podrá tomar este campo son interno o externo.

Origen Interno

Se reconocen los documentos de origen interno como los propios de la institución, que se corresponden a un tipo de documento y una numeración propia de SUDOCU.

Campos a completar:

1. Tipo de documento: desplegable con los tipos de documento de SUDOCU que el usuario tiene habilitados para dar de alta y cuyo origen es interno.
2. Fecha: fecha actual por defecto, modificable si está configurado de esa manera el tipo de documento seleccionado.
3. Título: título, carátula, leyenda o etiqueta descriptiva del documento, que será visible en listados y búsquedas.
4. Validez.
5. Procedencia: institución o persona física de la que procede el documento. En este campo se podrán buscar personas dentro de la tabla de personas de SUDOCU o crear una nueva persona en el momento, de igual manera que en el formulario de alta de un documento.
6. Archivar en: desplegable con las áreas del usuario donde se archivará el documento importado una vez esté autorizado.
7. Incorporar en: listado de los expedientes y trámites a los que tiene acceso el usuario para la incorporación del documento. Dicha incorporación se realizará una vez terminado el proceso de autorización.
8. Crear trámite/expediente: permite crear un trámite o expediente desde el formulario de importación express al cual el documento se incorporará automáticamente luego de finalizar el proceso de autorización. Este botón sólo será visible para aquellos usuarios que tienen permisos para dar de alta al menos un tipo de documento de tipo trámite o contenedor.
9. Requiere autorización: si está marcado, una vez subido el documento se redireccionará a la herramienta de autorización y cierre, para la creación del proceso de autorización del mismo.

Origen Externo

Se reconocen los documentos de origen externo como aquellos que no se corresponden con un tipo de documento o una numeración propia de SUDOCU. A estos documentos se les puede asignar un tipo y un número al momento de la importación, sin que este tipo y número sean conocidos por la configuración de SUDOCU. En el caso de que se ingrese de esta manera, SUDOCU igualmente mantendrá una numeración propia interna del tipo de documento, sin que esta numeración sea visible para el usuario. La numeración interna del sistema será reemplazada en la interfaz por el tipo y número ingresados por el usuario al momento de la importación.

Campos a completar:

1. Tipo de documento: desplegable con los tipos de documento de SUDOCU configurados con origen externo, que el usuario tiene habilitados según su perfil para la creación.
2. Tipo visible / Número visible: entrada de texto opcional donde se podrá asignar un número si el documento posee una numeración de origen y el tipo de documento que será visible en los listados. Si el número no se ingresa, se mostrará en los listados y búsquedas el número asignado por SUDOCU.
3. Fecha: fecha actual por defecto, modificable si está configurado de esta manera en el tipo de documento seleccionado.
4. Título: título, carátula, leyenda o etiqueta descriptiva del documento, que será visible en listados y búsquedas.
5. Procedencia: institución o persona física de la que procede el documento. En este campo se podrán buscar personas dentro de la tabla de personas de SUDOCU o crear una nueva persona en el momento, de igual manera que en el formulario de alta de un documento.
6. Archivar en: desplegable con las áreas del usuario donde podrán archivarse los documentos importados.
7. Incorporar en: listado de los expedientes y trámites a los que tiene acceso el usuario para la incorporación del documento. Asimismo se dará la posibilidad de crear un nuevo trámite con el documento importado incorporado en el mismo. Para la creación de este trámite, en esta instancia, será condición necesaria que el usuario tenga permisos de creación del tipo de trámite seleccionado y que el tipo de trámite tenga un numerador automático.
8. Crear trámite/expediente: permite crear un trámite o expediente desde el formulario de importación express al cual el documento se incorporará automáticamente luego de finalizar el proceso de autorización. Este botón sólo será visible para aquellos usuarios que tienen permisos para dar de alta al menos un tipo de documento de tipo trámite o contenedor.
9. Requiere autorización: si está marcado, una vez subido el documento se redireccionará a la herramienta de autorización y cierre, para la creación del proceso de autorización del mismo.

Ejemplo:

Se desea ingresar un documento proveniente de una institución externa, y quiere cargarse con un número y tipo que no administra la configuración de SUDOCU:

• Tipo: Nota Ministerial.
• Número: "MIN-EDUC:0000033-00033-2020XXX"

Internamente el documento tendrá tipo y número de SUDOCU, propio del tipo externo al que esté vinculado, pero para el usuario estos campos de tipo y número serán ingresados manualmente y así serán reconocidos en todo el sistema.