Ciclo de vida del expediente/trámite
Un trámite o expediente puede ser dado de alta al igual que un documento. Lo que los diferencia es su esencia. En este caso tipo de esencia trámite y contenedor repectivamente. Debemos tener en cuenta que estos no figurarán en la bandeja de documentos borradores del usuario, si no que estarán listados en la bandeja de expedientes/trámites del área activa. La bandeja de expedientes/trámites funciona en relación al área activa que tenemos seleccionada. Por ello siempre debemos verificar estar en el área activa correcta antes de dar de alta un contenedor.
Un trámite o expediente dado de alta figurará en estado iniciado. Sus formularios no son completamente iguales. El de trámites posee un campo de documentos tramitados donde se podrán incorporar documentos cerrados y autorizados, y trámites al mismo. En cambio, el formulario de expedientes posee dos campos: uno para incorporar documentos, trámites, o expedientes (es posible incorporar expedientes en expedientes con un permiso de usuario especial, el expediente incorporado pasa a estado finalizado y no se puede seguir gestionando individualmente) y otro para asociar expedientes y trámites. Si en el primer campo seleccionamos un trámite veremos de forma escalonada los documentos que este tiene incorporados. El campo de asociaciones establece una relación activa y pasiva con los documentos asociados, activa con el documento asociado, y pasiva del asociado con el documento que se está editando. Desde la herramienta abrir podrán verse mejor estas relaciones.
Importante
- Un trámite/expediente cambiará al estado finalizado cuando se incorpore por primera vez a un expediente (los trámites en estado finalizado no podrán ser modificados, es decir, permanecerán inalterables).
- Los trámites/expedientes en estado finalizado se mostrarán en el archivo de expedientes y trámites del área activa.
- Un trámite puede ser incorporado a uno o más expedientes.
- Un trámite puede ser modificado mientras esté en estado iniciado, que indica que el trámite aún no ha sido incorporado en ningún expediente.
Los trámites y expedientes se mueven entre áreas utilizando la herramienta remitir. Una vez realizado el primer movimiento sus estados cambiarán a en tránsito, es decir que ya se encuentrán en movimiento por las unidades de trabajo. Se podrán visualizar estos movimientos desde la bandeja de enviados. Esta bandeja también posee un comportamiento diferente respecto al área seleccionada. Sólo veremos los movimientos realizados por nosotros o los movimientos con expedientes y trámites realizados por un usuario del área activa.
Una vez completado su circuito, un trámite o expediente se podrá archivar utilizando la herramienta archivar. Su estado cambiará a archivado y se encontrará en el archivo de expedientes y trámites del área.
Importante
- Únicamente se podrá archivar un trámite o expediente si este nunca fue incorporado.
Un trámite o expediente podrá desarchivarse utilizando la herramienta de desarchivo, volviendo este a la bandeja de expedientes/trámites, y estando disponible para seguir operando con él.