Herramienta de tareas
Una Tarea es un mecanismo de seguimiento y organización del trabajo en SUDOCU que permite asignar expedientes o tareas a usuarios específicos para su procesamiento. Cada tarea vincula uno o más expedientes con un usuario responsable, facilitando la gestión del trabajo pendiente y el seguimiento de actividades.
- Delegación de trabajo: Un supervisor asigna expedientes a su equipo para procesamiento
- Recordatorio personal: Un usuario se asigna a sí mismo documentos para no olvidar tramitarlos
- Control de exclusividad: Asignar documentos sensibles con exclusividad para evitar modificaciones de terceros
- Seguimiento de plazos: Establecer fechas límite para asegurar el cumplimiento de tiempos de respuesta
- Distribución de carga: Repartir expedientes entre varios usuarios del área
Permisos de usuario sobre la herramienta
Asignar vista de Tareas
La herramienta está disponible sobre todo usuario que tenga habilitada la vista de "Tareas" en el MPC, para crear tareas sobre documentos, el usuario debe tener habilitado algún documento de esencia contenedor, de otra forma, solamente puede crear tareas sin documentos relacionados, únicamente con la vista de Tareas habilitada, el usuario puede crear tareas para si mismo.
Asignar tarea a terceros
Adicionalmente, en los permisos sobre herramientas, se encuentra el permiso "Asignar tarea a terceros", este permiso habilita la creación de tareas sobre usuarios que compartan la misma área en la que se esté creando la tarea.
- El usuario asignador debe tener habilitada la vista de Tareas en el MPC.
- Para crear tareas relacionadas a contenedores, el usuario asignador debe tener habilitado algún documento de esencia contenedor.
- Si el usuario asignador no tiene el permiso "Asignar tarea a terceros", solo puede asignar tareas a sí mismo.
- El usuario asignador y el usuario asignado deben compartir al menos un área organizacional.
Crear una Tarea
Una vez habilitada la vista de Tareas, en el botón de creación se accede a la opción de "Asignar Tarea"
si se elije crear una tarea sin haber seleccionado algún contenedor, entonces el formulario de creación se presenta sin contenedor asociado.
Si en el listado de expedientes se selecciona uno o varios expedientes, y se crea una tarea, entonces los expedientes seleccionados quedan asociados a la tarea. Es posible agregar un mensaje individual por expediente, por ejemplo "esperar aprobacion de X acta y adjuntar en Y luego de Z". Tambien se puede marcar la casilla de Exclusividad documento para bloquear toda acción de edición sobre el expediente, de tal manera que solamente el usuario asignado pueda efectuar edición, los demás usuarios solamente podrán visualizar el documento.
Crear una tarea: seleccionar un usuario
Si el permiso de "Asignar tarea a terceros" está habilitado entonces es posible asignar tareas a usuarios que compartan la misma área en la cual se esté creando la tarea, por ejemplo, en la siguiente captura, "admin" y "usuario" se intersecan en el área SUDOCU.
Si al usuario "usuario" lo desvinculo del área SUDOCU, entonces no es posible crear una tarea en el área SUDOCU y asignarle al usuario "usuario", de esta manera se evita que el usuario "usuario" reciba en una tarea un expediente de un área que no pertenece.
Crear una tarea: agregar una descripción de la tarea
Al crear una tarea, se puede agregar un mensaje con pasos y descripciones sobre la misma
si no se agrega un mensaje, quedará el mensaje por defecto "Tarea asignada a [asignado] por [asignador] el día [fecha]".
Crear una tarea: fecha de inicio y fecha de fin
Se puede definir una fecha de inicio (fecha_inicio >= fecha_actual) y una fecha de fin (fecha_fin > fecha_actual) en las tareas, por defecto esos valores están vacios.
Fecha de inicio:
Establece una fecha para iniciar las acciones de la tarea, iniciar antes o despues de la fecha definida no afecta a la tarea. En la vista de la tarea se podrá ver la fecha definida.
Fecha de fin:
Establece una fecha limite de la tarea, superar la fecha límite no afecta a la tarea. En la vista de la tarea se mostrará la fecha de fin.
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Si quedan tres días para la fecha de fin, el color de fecha de fin será amarillo
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Si quedan dos dias el color será naranja
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Si queda un día el color será un naranja más oscuro
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Si es el día definido el color será rojo claro Si la tarea se atrasó entonces el color sera rojo oscuro
Estados de una tarea
Las tareas y sus expedientes asociados pueden tener uno de estos estados:
activa
La tarea o el expediente sigue en proceso de completado. El usuario no señaló que haya completado o cancelado lo que se espera que ocurra o haga.
completada
Se completó la tarea o el expediente. El usuario señala que lo que se esperaba que ocurra o haga, fué completado.
cancelada
Se canceló la tarea o el expediente. El usuario señala que lo que se esperaba que ocurra o haga, fué cancelado por alguna razón.
terminada
No se completó ni se canceló la tarea o el expediente. Este estado es aplicable por el usuario unicamente a las tareas y no directamente sobre los documentos, su funcionalidad es la de terminar, es decir, no completar o cancelar.
Si una tarea es terminada, el estado terminado se aplica en cascada sobre los expedientes que no estén ni completados ni cancelados. Inversamente, si una tarea contiene más de un expediente, y los estados finales de esos expedientes son disimiles (n expedientes completados y n expedientes cancelados) entonces el estado de la tarea pasa a ser terminado, esto ocurre porque no se puede decir que la tarea fué completada ni tampoco se puede decir que la tarea fué cancelada, si los estados finales de los expedientes son similes entonces el estado final de la tarea será el estado final de ese conjunto.
Listados
El listado de Tareas muestra las tareas asignadas al usuario y las tareas que asignó.
Listados: Vista de tareas
En el listado de vista de tareas se listan las tareas asignadas y las que el usuario asignó.
Mis tareas
Pestaña donde se muestran las tareas que están asignadas a un usuario
Tareas que asigné
Pestaña donde se muestran las tareas que el usuario asignó, incluyendo las que el usuario se haya asignado a sí mismo
Listados: listado de expedientes
Adicionalmente en el listado de expedientes, los expedientes que estén asociados a una tarea (y por lo tanto a un usuario) tendrán una marca visual en tanto las tareas estén activas, cuando el estado cambie, entonces la marca visual desaparecerá.
Expedientes asociados a una tarea
Mientras la tarea sobre el expediente esté activa, se mostrará en el listado de expedientes el mensaje "Tarea asignada y pendiente a completar" sobre el expediente
Expedientes con exclusividad de usuario
Los expedientes con exclusividad de usuario, tendrán la siguiente marca "Tarea asignada con exclusividad y pendiente a completar" sobre el expediente
