Importación Express
Herramienta que facilita la creación de documentos a partir de la importación de documentos en formato PDF que se hayan generado de manera externa a SUDOCU. Se accede al formulario a través de un botón que aparece como tercera opción al botón de alta/creación de documentos y expedientes/trámites.
Formulario
El formulario con los datos a cargar despliega distintos campos dependiendo del valor origen que se seleccione, el cual es obligatorio y debe seleccionarse en primer lugar para poder comenzar con la operación. Los valores que puede tomar este campo (origen) son interno, externo u hoja de ruta.
Origen Interno
Se reconocen los documentos de origen interno como los propios de la institución, que se corresponden a un tipo de documento y una numeración propia de SUDOCU.
Para comenzar a utilizar los documentos de origen interno, es necesario que el tipo de documento tenga marcada la casilla Permite Importación Express:
Campos a completar en origen interno:
- Tipo de documento: desplegable con los tipos de documento de SUDOCU que el usuario tiene habilitados para dar de alta y cuyo origen es interno.
- Cargar documento: campo para seleccionar el archivo a importar.
- Fecha: fecha actual por defecto, modificable si está configurado de esa manera el tipo de documento seleccionado.
- Título: título, carátula, leyenda o etiqueta descriptiva del documento, que será visible en listados y búsquedas.
- Validez: se especifica si el documento tiene validez digital o física. Si se selecciona que el documento es de tipo físico, se habilita un campo de texto donde se puede especificar el lugar físico en donde se conserva el documento original.
- Personas y entidades vinculadas: permite asociar personas o entidades al documento. Para más información: Relaciones con personas y entidades vinculadas.
- Archivar en: desplegable con las áreas del usuario donde se archivará el documento importado una vez esté autorizado.
- Incorporar en: listado de los expedientes y trámites a los que tiene acceso el usuario para la incorporación del documento. Dicha incorporación se realizará una vez terminado el proceso de autorización.
- Crear trámite/expediente: permite crear un trámite o expediente desde el formulario de importación express al cual el documento se incorporará automáticamente luego de finalizar el proceso de autorización. Este botón sólo será visible para aquellos usuarios que tienen permisos para dar de alta al menos un tipo de documento de tipo trámite o contenedor.
- Requiere autorización: si está marcado, una vez subido el documento se redireccionará a la herramienta de autorización y cierre, para la creación del proceso de autorización del mismo.
Origen Externo
Se reconocen los documentos de origen externo como aquellos que no se corresponden con un tipo de documento o una numeración propia de SUDOCU. A estos documentos se les puede asignar un tipo y un número al momento de la importación, sin que este tipo y número sean conocidos por la configuración de SUDOCU. En el caso de que se ingrese de esta manera, SUDOCU igualmente mantendrá una numeración propia interna del tipo de documento, sin que esta numeración sea visible para el usuario. La numeración interna del sistema será reemplazada en la interfaz por el tipo y número ingresados por el usuario al momento de la importación.
Campos a completar:
Son los mismos campos que en el caso de origen interno, con la diferencia de que se agregan los siguientes campos:
Tipo visible / Número visible: entrada de texto opcional donde se podrá asignar un número si el documento posee una numeración de origen y el tipo de documento que será visible en los listados. Si el número no se ingresa, se mostrará en los listados y búsquedas el número asignado por SUDOCU.
Ejemplo de documento externo:
Se desea ingresar un documento proveniente de una institución externa, y quiere cargarse con un número y tipo que no administra la configuración de SUDOCU:
- Tipo: Nota Ministerial.
- Número: "MIN-EDUC:0000033-00033-2020XXX"
Internamente el documento tendrá tipo y número de SUDOCU, propio del tipo externo al que esté vinculado, pero para el usuario estos campos de tipo y número serán ingresados manualmente y así serán reconocidos en todo el sistema.
Origen Automático (Hoja de Ruta)
Se reconoce el origen automático (hoja de ruta) como un tipo de documento que genera automáticamente el historial de tramitación de un expediente. Registra todos los movimientos, pases entre áreas, incorporaciones de documentos y autorizaciones que ocurrieron desde la creación del expediente hasta el momento de generar la hoja de ruta.
A diferencia de los otros orígenes, no se requiere cargar ningún archivo, ya que el contenido se genera automáticamente consultando los eventos del expediente seleccionado.
Campos a completar en origen hoja de ruta:
Son los mismos campos que en los otros orígenes, con las siguientes diferencias:
- Expediente: es el único campo obligatorio a completar. Se debe buscar y seleccionar el expediente del cual se desea generar la hoja de ruta, o crear uno nuevo. Este es el campo principal de este origen, ya que el propósito de la hoja de ruta es recopilar el historial completo del expediente seleccionado.
- Título: se completa automáticamente con el formato "Hoja de ruta DD/MM/YYYY HH:mm".
- Contenido: se genera automáticamente consultando los eventos del expediente, por lo que no se requiere cargar ningún archivo.
- Archivar en: se bloquea automáticamente en el área actual del usuario.
Información que contiene el documento generado:
Por cada evento de tramitación del expediente, la hoja de ruta muestra el tipo de evento, el tipo de documento (si corresponde), el título, la fecha y hora, el área de origen, el área de destino y el usuario que autorizó la acción.
Restricciones:
- No se puede crear una hoja de ruta sin seleccionar un expediente.
- Una vez creada, no se puede modificar el contenido del documento.
- El documento refleja los eventos hasta el momento de creación; eventos posteriores no se agregan automáticamente.
Ejemplo de uso:
Se desea generar un documento que registre todo el historial de tramitación de un expediente antes de proceder a su cierre o archivo. La hoja de ruta permite documentar el recorrido completo del expediente, demostrar el cumplimiento de procesos en auditorías, informar a terceros sobre el estado del trámite o adjuntar al legajo físico del expediente.